6- REDACTAR LOS DOCUMENTOS CON PRESICION, CLARIDAD Y BREVEDAD

MODULO DE FORMACIÓN

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE

UNIDAD DE APRENDIZAJE:

REDACTAR LOS DOCUMENTOS CON PRESICION, CLARIDAD Y BREVEDAD

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

·         Identificar los sustantivos como unidad mínima de la expresión.

·         Escribir ideas completas a partir de sustantivos o verbos.

·         Estructurar la técnica 1-2-3 para la formación de párrafos a partir de ideas básicas.

·         Mejorar el estilo propio de redacción.

MARCO CONCEPTUAL

EL SUSTANTIVO:

Los sustantivos con la evolución del lenguaje, no solamente se quedaron representando personas, animales y cosas con existencia física (sustantivos concretos), sino que además pasaron a nombrar ideas, cualidades y sentimientos intangibles (sustantivos abstractos).

FORMAS GRAMATICALES:

Ejemplos

El adjetivo también puede ser usado como sustantivo.

CREACIÓN PROGRESIVA DE MENSAJES: TÉCNICA 1-2-3

PRIMERA ETAPA: El sustantivo Focal

Reconocer aquel sustantivo que, en razón a la importancia del papel que tiene dentro de la oración , parece ser el que le da razón de existir a toda la oración, los demás tienen un rol alterno o complementario.

 
Es fácil reconocer aquel sustantivo que, en razón a la importancia del papel que tiene dentro de la oración, parece ser que le da razón de existir a toda la oración; los demás sustantivos tienen un rol alterno o complementario.
En la oración “Pedro entrega una Flor a María en el Club tiernamente a las 3:00 de la tarde” encontramos 5 sustantivos : Pedro, Flor, Maria, club y tarde.

Si nos preguntamos (De que trata la oración en referencia), tendremos que afirmar que “de una flor”.
Ese es entonces el sustantivo focal y todos los demás sustantivos parecen converger hacia él. El sustantivo focal no por ser tan importante necesita ubicarse siempre como complemento u objeto directo.

SEGUNDA ETAPA: La idea Básica

Frente a la necesidad de crear un mensaje, surge en la mente la idea básica que proyecta un sustantivo focal. Redactar consiste en componer y ordenar palabras que expresen esa idea con el menor o mayor detalle.

La idea básica sólo está compuesta por una oración, como aquella que descubrimos al sacar el sustantivo focal. Lo que sucede es que el proceso es inverso.

Por ejemplo: tengo la palabra viaje, a partir de esta palabra formo idea así: Haremos un viaje de promoción

Los sustantivos son las primeras y más frecuentes palabras de significación propia que se repiten en las cartas y el verbo y adjetivo el segundo y el tercer lugar en la frecuencia de uso.

c. TERCERA PARTE: El párrafo

Elaborar un párrafo equivale a ampliar con mayor número de oraciones la idea concebida originalmente. Un mensaje será comunicador si aporta datos tales como: fechas, nombres, direcciones, países, número de pedido, número de cheque o factura, nombres del producto, etc.

La idea central o idea básica puede ir al comienzo en la mitad o al final y se desarrollan dentro de un plan definido que puede ser: cronológico, espacial o en orden de importancia. El cronológico organiza los detalles de acurdo con el tiempo; el espacial se usa para describir objetos y el orden de importancia puede ir de menor a mayor o al contrario.

OBSERVA cómo se integran las tres etapas: Los verbos pueden ir en pasado, presente o futuro según el caso.

Datos: Centro América, Z100, Colombia

1. Sustantivo Focal:  Viaje

2. Idea Básica:         Haremos un viaje de promoción

3. Párrafo:           Nos proponemos realizar un viaje de promoción a Centro América y ampliar el mercado para la   línea de Zapatos- Z100, que tanta acogida ha tenido en Colombia.

EL ADJETIVO

El adjetivo aclara la imagen que describe el sustantivo. Observe:

a. Agradezco su colaboración

Agradezco su valiosa Colaboración

b. El informe señala deficiencias en la red de desagüe.

El informe técnica señala deficiencias notorias en la red de desagüe

c. El uso del adjetivo contribuye a lograr un estilo

El uso adecuado del adjetivo contribuye a lograr un estilo personal.

EL ESTILO

El estilo en redacción es hacer uso de la técnica adecuada para exponer las ideas con claridad y precisión: es el orden y la forma en que se presentan las ideas, el giro de las frases, el uso apropiado de las palabras: en resumen: Estilo es el dominio de la técnica de la redacción Comercial.

SUGERENCIAS PARA FACILITAR LA LECTURA, CON ESTILO AGRADABLE Y MENSAJE COMPRENSIVO

a. Trate una idea en cada párrafo. Un solo asunto

b. Escriba oraciones cortas. Sea breve y lograra mayor claridad y comprensión.

c. .Dé al tema un orden estructural y lógico. Siga el orden lógico de la oración.

d. Imprima acción a la frase. Prefiera la voz activa a la voz pasiva

e. Use palabras de fácil comprensión.

f. Dé signo positivo al mensaje. Proyecte las ideas que representen interés para el receptor.

g. Sea agradable. Disfrute de sus mensajes no solo porque los encuentra interesantes, sino por el tono amigable y cálido que llevan.

h. Emplee lenguaje de actualidad. Use palabras modernas y llenas de vitalidad.

i. No abuse de la puntuación. Un mensaje con puntuación correcta evita toda clase de divergencias en la interpretación del texto.

j. No use abreviaturas: Indica falta de cortesía, de tiempo.

k. No use palabras extranjeras

l. Dé unidad a lo escrito. Evite cambios de tono, de perspectiva. Ligue el principio de una oración, usando conectores, con el final de la anterior., Use con propiedad las preposiciones y conjunciones indispensables para lograr cohesión y claridad.

m. Elimine adjetivos inútiles. Expresiones redundantes.

n. Luche por crearse un estilo propio. Esto se logra a base de esfuerzo.

ACTIVIDADES DE APLICACIÓN PARA EL PORTAFOLIO

1.    Escoja los sustantivos focales en las siguientes oraciones:

a.     El dólar bajo en el mercado de Tokio

b.    12 personas murieron en un accidente

c.     Habrá una junta para analizar los términos del contrato

d.    La empresa enviará su pedido por flete aéreo

                 En algunas ocasiones aparece tácito:

e.    Te invito a comer en un restaurante

f.      El gerente viajará dentro de una semana

g.    Remesaremos el próximo mes

2.    EJERCICIO: Organice la oración a partir de la formación de una idea básica con las siguientes palabras:  

  a)    Dólar: _________________________________________________________________

b)    Remesa: _______________________________________________________________

c)    Cheque: _______________________________________________________________

d)    Pago: _________________________________________________________________

        

a)    Contrato: ______________________________________________________________

b)    Póliza: ________________________________________________________________

1.    Prepare las ideas básicas y desarrolle los párrafos de acuerdo con los siguientes sustantivos focales: (Aplicando la técnica 1 – 2 -3).

Sustantivo Focal	Gracias
Idea Básica
Párrafo

  

Sustantivo Focal	Informacion
Idea Básica
Párrafo

Sustantivo Focal	Préstamo
Idea Básica
Párrafo

Sustantivo Focal	Pedido
Idea Básica
Párrafo

Sustantivo Focal	Proyecto
Idea Básica
Párrafo

Sustantivo Focal	Instrucciones
Idea Básica
Párrafo

Sustantivo Focal	Intereses (Bancarios)
Idea Básica
Párrafo

Sustantivo Focal	Programas (Programación)
Idea Básica
Párrafo

Sustantivo Focal	Cheque
Idea Básica
Párrafo

1.    MEJORE SU VOCABULARIO COMERCIAL: Busque el significado de las siguientes palabras y copie en su folder el concepto. Aquí encuentra varios, elija el correcto.

a. Déficit. 1) Diferencia entre debe y haber o débito y crédito 2). Falta de ingresos 3) aumento de capital 4) ingresos menores o egreso.

b. Descuento. 1) rebaja en el precio 2) facilidades de pago 3) disminución del costo 4) perdida de precio.

c. Domicilio. 1). Dirección de una persona o entidad 2) sede de una persona o entidad 3) ciudad de origen de una persona 4) país de origen de una persona.

d. Embalaje. 1) pago de aduana 2) empaque de mercancías 3) embargo de mercancías 4) viaje de alta velocidad.

e. Demanda. 1). exigencia de algo. 2) Venta de algún producto 3) promoción de un producto 4) negación

REFERENCIAS

           BIBLIOGRAFIA

Ø  ROJAS, Demóstenes. Redacción Comercial Estructurada, Tercera Edición, Editorial Mc Graw Hill 1990

PÁGINAS WEB

Ø  http://cecade.org.mx/Manual%20de%20Actualizaci%C3%B3n%20Secretarial%20R.pdf (30/08/12 10:06 p.m.).

Ø  http://tecnicasecretariales.galeon.com/creacion.htm (30/08/12 11:22 p.m.).