8- REDACTAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA SU DESTINATARIO

MODULO DE FORMACIÓN

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE

UNIDAD DE APRENDIZAJE:

REDACTAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA SU DESTINATARIO

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

·         Redactar los documentos según su destinatario.

·         Redactar con claridad.

·         Redactar con precisión.

MARCO CONCEPTUAL

Identificar qué tipo de relación interpersonal  existe entre el que escribe y el  destinatario, con el fin de adaptar el lenguaje. Según la persona de la que se trate es necesario incluir una frase de tratamiento personal, por ejemplo: “Querida tía".

Emplear palabras que sólo tienen significado en el contexto en el que se encuentran, ya que cuando están aisladas carecen de significado directo: hoy, aquí, dentro, allá, estas palabras son deícticos.

Los deícticos

Los deícticos se emplean para señalar personas, espacios o tiempos que no tienen un referente directo. Algunos adverbios de tiempo y espacio, y los pronombres personales pueden tener esa función: yo, tú, él, ahí, aquí, allá, ahora, después, entonces, etcétera.

La carta  comercial sirve como medio de comunicación  entre dos empresas  comerciales o bien una empresa  con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales.

A diferencia de cartas  personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo , y deben ir siempre mecanografiadas.

TIPOS DE CARTAS COMERCIALES 

PEDIDOS 

Al hacer un pedido el comerciante adquiere un compromiso. Por ello debe expresar con claridad y precisión en su nota las condiciones que desea. Cuando por primera vez hace un pedido a una empresa es muy conveniente que de referencias, a fin de que el vendedor tenga la posibilidad de informarse sobre su solvencia comercial.

Con un pedido se solicita el envío de una determinada mercancía. Los detalles de un pedido pueden consignarse ya sea en la carta misma –que entonces hace las veces de nota de pedido–, o en un documento por separado que se adjunta a la carta comercial.

Antes de realizar un pedido suele resultar propicio hacer una demanda pidiendo información sobre precios y condiciones.

RECLAMACIONES 

El lenguaje empleado en las cartas de reclamación debe ser elegido cuidadosamente. Ello evitará herir los sentimientos del destinatario. Si bien una reclamación debe ser cortés, a ella no debe faltarle firmeza de expresión, tratando siempre de presentar una solución al problema originario.

Con una carta de reclamación se exige el cumplimiento de algún compromiso contraído anteriormente. En la carta se debe presentar detalladamente no sólo lo que se reclama sino también el por qué de ello.

Una advertencia: cuando un vendedor recibe reclamaciones, no dejará de lado la posibilidad de que el cliente esté reclamándole injustificadamente con el solo fin de obtener bonificaciones.

CARTAS DE CONTABILIDAD

Fundamentalmente interesan aquí las cantidades y los documentos que las confirman. La argumentación en este tipo de cartas será sencilla. Con este tipo de cartas se anuncian envíos de fondos y se acusa el recibo de los mismos; se notifican bonificaciones y puestas en circulación de letras de cambio; se envían extractos de cuenta, y otras operaciones por el estilo.

CARTAS DE PRESENTACIÓN Y RECOMENDACIÓN 

Estas cartas tienen por objeto presentar y recomendar a su portador exponiendo, al mismo tiempo, los deseos del recomendado. Normalmente, son cartas dirigidas a personas de amistad de donde surge su tono familiar. Ejemplo:

CIRCULARES 

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

OFERTAS DE SERVICIOS 

Las demandas de empleo (fijo) y las ofertas de servicios profesionales o especiales constituyen lo que aquí llamo “cartas de ofertas de servicios”.

• Demanda de empleo (fijo): El solicitante de empleo debe consignar en su demanda detalles sobre su persona, su personalidad y sus aspiraciones, datos personales, conocimientos poseídos, estudios realizados y casa de estudios, empresas donde ha trabajado anteriormente y cargos ocupados, cargo o puesto que le gustaría obtener en su nuevo trabajo, etc.
• Cartas de ofertas de servicios profesionales o especiales: Son verdaderas cartas publicitarias en las que se señalan ventajas concretas para el destinatario, al mismo tiempo que se subrayan probables desventajas al no utilizarlos.

INFORMES PERSONALES 

Un comerciante puede pedir informes personales sobre alguna persona o empresa, especialmente al iniciar contactos mercantiles. Lo hace, p. ej., para informarse sobre las aptitudes de un solicitante de puesto de trabajo o sobre la solvencia comercial de una firma mercantil. Cuando es cuestión de cumplimiento con el pago de alguna persona, los comerciantes suelen dirigirse a agencias especiales para averiguar si el presunto cliente es moroso (= está en la lista del clearing) por no haber pagado en su debido tiempo una deuda contraída con anterioridad.  Por discreción, los informes pedidos por carta no suelen incluir en el texto el nombre de quien se requieren informes. Se adjunta, en cambio, un papel con sus señas para que pueda fácilmente ser destruido. Algo similar ocurre con las respuestas a pedidos de informes.

CORTESÍA COMERCIAL 

Las cartas de cortesía comercial no constituyen, en realidad, cartas mercantiles formales; son documentos con los cuales empresas se comunican entre sí; de aquí su importancia. En general son cartas breves en las que pueden tratarse tópicos muy distintos (agradecimiento, invitación, felicitación, etc.).

CARTAS DE COBRANZA 

El objeto de estas cartas es procurar el cobro de una deuda vencida, ya sea recordando su vencimiento o tratando de facilitarles las cosas al deudor para que pueda cumplir con su obligación. Generalmente, estas cartas se escriben con mucho tacto y, al mismo tiempo, con claridad y firmeza. El tono de lo que se dice en ellas varía de acuerdo al estatus del deudor. A veces hay que argumentar sobre un tema tratando de convencer al cliente moroso para que pague.

OFERTAS DE PRODUCTOS 

Las ofertas que por carta se hacen de ciertos productos tienen la finalidad de presentar a presuntos clientes no sólo artículos varios, sino también ofrecer precios especiales sobre ciertos artículos. Las ventajas que representa la oferta deben explicitarse claramente y con argumentos convincentes pudiendo, según el caso, adjuntar folletos de la mercancía en cuestión.

CARACTERISTICAS DE LA CARTA PERSONAL

La Carta Personal permite:

1.    Comunicarnos con mayor libertad y menos inhibición.

2.    Utilizar recursos literarios.

3.    Estructurar más el mensaje ( a diferencia de la lengua oral)

4.    Características de la Carta Personal
Las cartas personales deberían escribirse a mano para mantener ese carácter cercano (esta es una de las grandes diferencias con la correspondencia comercial). Aunque el aumento de la presencia de ordenadores en los hogares, está haciendo que se pierda en gran cantidad de casos las cartas manuscritas. Los sobres también deberían llevar las señas manuscritas. En este tipo de cartas podemos expresar sentimientos, vivencias y temas que están totalmente prohibidos en la correspondencia comercial.

5.    El papel debería ser blanco, aunque se permite la utilización de algún color pastel muy clarito. Solo los adolescentes, pueden usar cartas de colores y adornos más atrevidos. Queda descartada la utilización de papel cuadriculado o rayado. Deberá ser liso y preferiblemente mate (los papeles con brillo son molestos para leer). El papel deber ser de cierta calidad, evitando utilizar ese papel fino (solo para correspondencia por avión) tipo “cebolla”. Los tamaños más utilizados suelen ser el folio (21,5 x 35) y el DIN A4 (21,5 x 29,5) muy popular gracias a las fotocopiadoras e impresoras. Escribir a mano, es para algunos un placer y para otros un castigo. La mejor forma y más tradicional es la pluma; pero los modernos bolígrafos de tinta líquida y rotuladores de estupenda calidad, han dejado muy arrinconada a la pluma. En cualquier caso, independientemente del “instrumento” utilizado para escribir, la tinta debería ser negra o un azul oscuro. No utilizar nunca tinta de color y mucho menos roja. Evitar utilizar una pluma o bolígrafo de trazos muy finos. Tampoco es muy elegante escribir una carta con un rotulador grueso o similar.
Para empezar, el sobre debería ser del mismo color y material que el papel, así como de su misma calidad. Hasta mediados del siglo XIX no se utilizaban sobres. Se doblaban y se ponía un sello de lacre. En la actualidad a ciertas invitaciones también se les pone lacre, para darles un toque especial. El formato más utilizado es de 22 x 11,5, en el que cabe un DIN A4 y un folio, que son los papeles más utilizados. No utilice nunca sobres de ventana, para la correspondencia personal.

ACTIVIDADES DE APLICACIÓN PARA EL PORTAFOLIO

1.    ¿Cómo iniciaría una carta dirigida al gerente de su empresa?

2.    Lea la siguiente carta:

1.    Una vez que haya analizado la carta de Andrés, reescriba la carta y realice los siguientes cambios:

·         La relación con el destinatario es menos familiar.

·         Los hechos narrados ocurren seis meses después.

·         Seleccione con su grupo algunos de los trabajos, y comenten sobre la nueva manera en que han sido expresadas las cartas. Anote las conclusiones en su folder.

2.    Elabore las siguientes cartas:

        Pedidos 

        Reclamaciones 

        Cartas de contabilidad

        Cartas de presentación y recomendación 

        Circulares 

        Ofertas de servicios 

        Informes personales 

        Cortesía comercial 

        Cartas de cobranza 

        Ofertas de productos 

        Carta personal

Para la presentación de este trabajo debe tener en cuenta los siguientes parámetro:

2.1.        La presentación del trabajo debe ser impecable.

2.2.        No debe tener errores de ortografía, cada error bajara la nota final de esta actividad.

2.3.        La redacción debe ser concreta y correcta.

3.    Busque en internet ejemplos de cartas personales de personajes históricos. (ejemplo. Simón Bolívar, Camilo Torres etc). Escríbalos en su folder.

REFERENCIAS

           PÁGINAS WEB

Ø  http://www.respuestario.com/como/como-hacer-una-carta-guia-para-redactar-todo-tipo-de-cartas (31/08/12 09:12 a.m.).

Ø  http://pacoelchato.com/leccion/escribir-cartas-personales-a-familiares-o-amigos/ (31/08/12 09:17 a.m.).

Ø  http://www.webscolar.com/la-carta-comercial-tipos-partes-estilos-extensiones-puntuacion (31/08/12 09:59 a.m.).