MODULO
DE FORMACIÓN
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE
UNIDAD DE
APRENDIZAJE:
REDACTAR LOS DOCUMENTOS DE ACUERDO AL TIPO DE DOCUMENTO
CRITERIOS DE
EVALUACIÓN
·
Redactar
los documentos según el tipo de documento.
·
Conocer los
tipos de documentos existentes.
·
Conocer el
objetivo de cada documento.
MARCO CONCEPTUAL
A
continuación veremos las categorías y sub categorías en las que podemos dividir
los documentos que redactamos.
Tipos de documentos:
Analíticos
·
Actas de conferencias
·
Artículos de revistas
·
Capítulos de libros
·
Trabajos de congresos
Monográficos
·
Folletos
·
Informes técnicos
·
Libros
·
Manuales
·
Memorias institucionales
·
Normas legales
·
Proyectos
·
Separatas
·
Tesis
Obras de referencia
·
Bibliografías
·
Directorios
·
Guías
De oficina
·
Cartas
·
Memorando
·
Circulares
·
Informes
·
Certificados
·
Constancias
En
esta norma nos detendremos a estudiar únicamente los documentos de oficina (excepto
la carta, la cual ya estudiamos en unidades anteriores)y algunos monográficos.
·
MEMORANDO
EL
MEMORÁNDUM:
El
Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la
memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter
oficial.
Memorándum
significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su
uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en
nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por
escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina
que lo envía.
La
extensión del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un recado y
no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.
La mayor
parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para
esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.
Los
elementos del MEMORÁNDUM son:
1.-
MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)
2.-
CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte
superior del lado derecho
3.-
REMITENTE
4.-
DESTINATARIO
5.-
VOCATIVO o INTRODUCCIÓN
6.-
TEXTO.
7.-
DESPEDIDA.
8.- LUGAR
Y FECHA
9.- FIRMA
O RUBRICA
10.-
ANTEFIRMA.
11.-
PUESTO DE RESPONSABILIDAD
12.-
REFERENCIAS FINALES
13.-
INICIALES DE RESPONSABILIDAD
EJEMPLO
SISTEMAS
BANCOMER DE MÉXICO S.A.
MEMORANDUM
De: Jefe
de personal ASUNTO Suspensión
Para: J.
Benito Sánchez p. FECHA 5/07/04
Jefe del
Dpto. de cheques
Por este
conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido
de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del 2004, esto
en virtud de haber cometido faltas administrativas.
Agradeceremos
a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se despide de usted.
A T E N T
A M E N T E
Guadalajara
Jalisco, 5 de Julio del 2004
JESÚS
ESPINOZA IGLESIAS
JEFE DE
PERSONAL
C. c. P.
Archivo
JEI/lea
·
CIRCULARES
Es un
escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales,
mercantiles o industriales.
El estilo
en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta,
sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de
escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
Existen
dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La
circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover
productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:
Ofrecer
los servicios de algún negocio
Dar a
conocer un nuevo producto
Enviar
lista de productos y precios
Remisión
de catálogos
Avisos al
personal (internos)
Invitaciones,
etc.
La
circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los
avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial
con nuestros clientes, por ejemplo:
Apertura
de negocio
Cambio de
domicilio
Establecimiento
de una sucursal
Nombramiento
de apoderado
Designación,
ratificación o remoción de apoderado
Nombramiento
de distribuidores
Traspaso
de negocio
Clausura
Liquidación
o quiebra de empresa
Constitución
de una sociedad
Dar a
conocer el nombre de los administradores
Convocatoria
de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria
Aumento o
disminución de capital
Entre
otros, por lo cual debemos saber cuáles son los requisitos para dar a conocer
los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.
Dentro de
la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos
tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.
Los
elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le
agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte
superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el destinatario
lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen
ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero éste será el mismo para
varias personas.
EJEMPLO
(Circular obligatoria)
SERVICIOS JURÍDICOS ESPECIALIZADOS
AV.
JUÁREZ 545 TEL 044333 490 9997
CIRCULAR
No 1
AL
PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA
ASUNTO:
CIERRE DE EMPRESA
Por este
conducto se les informa que a partir de la presente se cerrarán las puertas de
este centro laboral, ya que se encuentra en estado de quiebra, por lo cual los
interesados al respecto deberán pasar a las oficinas citadas en la parte
superior a resolver su traslado o liquidación, según sea el acuerdo
correspondiente.
Agradeciendo
de antemano las atenciones prestadas al presente, se despide de ustedes.
A T E N T
A M E N T E
Guadalajara
Jalisco, 4 de Septiembre de 2001
LIC.
GREGORIO IÑIGUEZ ROMERO
REPRESENTANTE
LEGAL
C.c.p. Archivo
GIR/air
SERVICIOS JURÍDICOS ESPECIALIZADOS
AV.
JUÁREZ 545 TEL 044333 490 9997
Guadalajara
Jalisco
AL
PÚBLICO EN GENERAL
Por este
conducto hacemos de su conocimiento que a partir de la presente el sr. Enrique
Márquez Estrada, ha dejado de laborar para esta empresa, por lo cual no nos
haremos responsables de los actos o compromisos contraídos a nombre nuestro por
el mencionado a partir de esta fecha.
Agradeciendo
de antemano las atenciones que se sirvan prestar al presente y esperando contar
con su comprensión, se despide.
A T E N T
A M E N T E
Guadalajara
Jalisco, 2 de Mayo del 2002
LIC.
GREGORIO IÑIGUEZ ROMERO
DIRECTOR
GENERAL
C.c.p.
Archivo
·
INFORMES
- Es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes, de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus concisiones y recomendaciones en torno al problema que los motiva.
Contiene hechos o actividades concretas con un determinado lector o
lectores. Un informe no es el producto de una inspiración momentánea, sino la
repuesta a una pregunta formulada por un superior, quien busca información.
La intención del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la
realidad de una empresa, agencia o institución, sin que interfieran visiones
personales deformadoras.
VENTAJAS DEL INFORME
Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que existan en los
archivos. Contribuyen al prestigio de
una empresa o agencia.
TIPOS DE INFORME
- Informes Científicos: Van destinados a hombres de ciencia, consecuentemente competentes en el tema que trata la investigación. En este caso, el lenguaje es riguroso y no hay limitaciones en el uso de tecnicismos. Estos informes pertenecen a la categoría de «memorias científicas » (para proyectos especiales).
- Informes Técnicos: Destinados a las organizaciones públicas o privadas que han encargado el estudio o investigación. En este caso, se mantiene el máximo rigor y se procurará que el informe sea accesible a los destinatarios, que no siempre dominan toda la «jerga» propia de la sociología, antropología, psicología social, etc.
- Informes de Divulgación: Se trata de estudios destinados al público en general; por consiguiente, deben ser escritos en un lenguaje accesible a una persona de mediana cultura (informe sobre la ampliación del canal) .
- Informes sobre el Desempeño: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso. Fundamental, se relacionan con el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.
- Informes sobre el Avance Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance Informes Orientados al Futuro Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las organizaciones son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y/o de ventas.
Sería interminable la clasificación de los informes si se atendiera a la especialidad
sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, por lo que considera dos clases
de informes: Informes Cortos o Ejecutivos No debe pasar de ocho a diez
cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o
computadora. Informes largos Son aquellos informes que exceden las 10
cuadrillas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la
materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios
tomos
CLASES DE INFORMES
·
Informe Expositivo: Un ejemplo
típico de este informe es aquél en que se narra un proceso de fabricación, cuyo
valor descansará únicamente sobre los datos que se brinden, sin perjuicio de
que éstos puedan servir un proceso posterior para que la gerencia de una
empresa o los ejecutivos de una agencia, sienten conclusiones o tomen las
decisiones que estimen pertinentes.
- Informe Interpretativo: Es aquél que sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Cuando se evalúa a un empleado, se está generalmente ante un informe de esta naturaleza, toda vez que los datos que ofrecen las hojas de asistencia, los reportes de asiduidad y las estadísticas de su rendimiento sirven para redactar las conclusiones y recomendaciones que se deriven de dicho análisis para que, en definitiva, la empresa o agencia adopte la decisión que proceda.
- Informe Demostrativo: En este tipo de informe es preciso que se fije una distinción entre los hechos y su comentario. El mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto o de una simple opinión. Es muy importante que se presenten con toda claridad todos los pasos que se hayan permitido al informante llegar a sus principales proposiciones.
ESTUDIEMOS
EN EL INFORME ADMINISTRATIVO
INFORME ADMINISTRATIVO
Documento que describe o da conocer el estado de cualquier actividad, estudio,
o proyecto de carácter administrativo.
PRELIMINARES
Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:
Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento.
Portada: Primera página del informe, contiene los datos requeridos para la identificación
del documento.
Contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones
principales, en el mismo orden de paginación del informe.
Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades,
abreviaturas y siglas utilizadas en el informe.
CUERPO DEL INFORME
Texto del documento, constituido por:
Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso.
Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto.
Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia
del informe.
Capítulo: División básica mayor del informe que desarrolla un tema completo
y permite orientar su lectura.
Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas
y subtemas.
Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.
Figuras (Ilustraciones); gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas
o esquemas.
Tablas: cuadro numérico, estadístico, geográfico o de otro orden, que se presenta
en columnas.
Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al
autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea, o para compararla.
Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar
una idea expresada en el texto.
Conclusiones: resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar,
en detalle el trabajo descrito en el informe.
Recomendaciones: formulaciones concisas de las acciones que se consideran
necesarias, como resultado de las conclusiones alcanzadas.
Material complementario: partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo
y facilitar su utilización, constituido por anexos, bibliografía, índice.
2.7.3 Requisitos
Márgenes
Para informe corto o extenso se emplean los siguientes márgenes:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm
Material preliminar informe extenso
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Consta de: cubierta, contenido y glosario.
Cubierta (opcional)
Presenta la información básica del documento. Al utilizarla, debe
contenerlos datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a qué
informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la
portada. Incluye los datos de la razón social, título del informe y subtítulo
si lo hay.
Portada
De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula sostenida
o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de
información y constituye la primera página del informe. Adicional a los
elementos de la cubierta contiene información de la dependencia, área, grupo,
comité, sucursal, comisión, entre otros; nombre de la persona o personas que
elaboraron el informe; ciudad de origen del informe.
Contenido
Se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de capítulos,
subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su
respectivo número de página. El título se escribe en mayúscula sostenida,
centrado y a 5 cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro
interlíneas del título. Si la columna de paginación se titula con la
abreviatura pág., ésta constituye la primera línea después del título, y la
relación comienza a dos interlíneas. Los numerales se ubican contra el margen
izquierdo.
Los títulos de cada capítulo y subdivisiones se escriben: títulos de
numerales de primero y segundo nivel en mayúscula sostenida, títulos de
subdivisión de tercer nivel con mayúscula inicial. Se determina una tabulación
a dos espacios del tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.
La tabla de contenido se escribe a dos interlíneas entre títulos. Cuando alguno
de ellos ocupe más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a
una interlínea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.
El número de la página se coloca contra el margen derecho, frente al tema o
subtema que le corresponde. Cuando el informe requiera la presentación de
tablas, figuras y anexos, se deben enunciar en lista separada después de la
tabla de contenido.
El título se coloca centrado en mayúscula sostenida, de dos a cuatro
renglones de la última línea. La primera línea de escritura se inicia de dos a
cuatro renglones del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula
inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda
correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón, contra
el margen izquierdo.
Glosario
Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas,
para facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético. El
título GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del borde
superior de la hoja. De dos a cuatro interlíneas se ubica el primer término en
mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y
después de dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si ésta
ocupa más de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlínea
sin dejar sangría. Entre términos se dejan dos interlíneas.
Ejemplo:
·
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
CONSTANCIA
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o
circunstancias que no requieren solemnidad.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser:
Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de
trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc.
Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia a eventos, documento
identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc.
PARTES
NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y se escribe del centro
hacia la derecha.
FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa, del centro hacia la
derecha.
CARGO DE QUIEN EXPIDE LA CONSTANCIA: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula
sostenida y centrado precedido por EL-LA.
IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos
puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede
utilizarse negrilla).
TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción
Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre en mayúscula
sostenida e identificación).
•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos.
•Se redacta en tercera persona.
•En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación
y de preferencia se incluye el destinatario.
FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas, se escribe del centro hacia
la derecha.
TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen izquierdo.
·
ACTAS
Aunque la tendencia es eliminar el uso del
papel y utilizar documentos electrónicos con el objetivo de conseguir la
denominada “oficina sin papeles”, en muchos casos es todavía necesario
utilizarlo con fines de consulta.
El formato que presentamos en esta ocasión
puede servir además como plantilla de documento electrónico para aquellos casos
en los que las actas de determinadas reuniones se alojan en la intranet de la
empresa.
Entre sus ventajas cabe señalar que facilita
la elaboración de las actas puesto que contiene la información más relevante:
Fecha y hora, asistentes
Orden del día
Resumen de lo tratado
Acciones a realizar y el responsable en cada
caso así como la fecha de finalización.
Fecha, hora y lugar de la próxima reunión.
En la página 3 se encuentran las
instrucciones para elaborar el formato fácilmente, tanto si se va a utilizar en
formato papel o si se alojará en la Intranet de la empresa.
ACTIVIDADES
DE APLICACIÓN PARA EL PORTAFOLIO
1.
Formule, los siguientes
memorandos, de acuerdo al asunto descrito a continuación, completando los datos
faltantes.
·
El Jefe del Departamento
Administrativo solicita al Jefe de la sección de Compras que adquiera el
material de escritorio para uso de la oficina, durante el mes próximo.
·
El Jefe de planta realiza
un llamado de atención a un operario de maquina por sus reiteradas llegadas
tardes a la jornada laboral.
·
El director de contabilidad
solicita al Jefe de recursos humanos la selección y contratación de un auxiliar
contable.
2. Elabore una circular obligatoria y una voluntaria.
3.
Elabore un
ensayo acerca de la utilidad de los informes en la oficina.
4. Elabore dos certificados de asistencia a un evento empresarial.
5. Elabore dos certificados de paz y salvos.
6.
Elabore una
constancia para cada uno de los siguientes temas:
Experiencia
Salarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Comportamiento
7. Elabore un acta de una reunión realizad en la
empresa, en la cual se establecían las nuevas normas de seguridad industrial
tales como, uso adecuado de uniformes, uso de los implementos de seguridad industrial,
aseo en el puesto de trabajo entre otros. En el acta deben quedar consignadas
las opniones de los trabajadores y las decisiones tomadas.
REFERENCIAS
PÁGINAS
WEB
Ø
http://www.eumed.net/libros/2009b/558/EL%20OFICIO%20Y%20EL%20MEMORANDUM.htm
(31/08/12 11:14 a.m.).
Ø
http://es.scribd.com/doc/63118030/7/ELABORACION-DE-CERTIFICADOS-Y-CONSTANCIAS (31/08/12
11:46 a.m.).
http://www.geoscopio.com/escaparate/docs2.pl?url=/empresas/aspm/plantillas/acta_nueva.pdf&accion=abajo (31/08/12
12:07 a.m.). 
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